GRPR – nařízení Evropské unie ohledně ochrany osobních údajů, začíná platit od 25. května 2018. V rámci této legislativní změny by si všichni podnikatelé měli zrevidovat, jak nyní nakládají s citlivými údaji a případné nedostatky odstranit. Očekává se nejen zvýšená pozornost úřadů při kontrolách, ale zejména se razantně zvyšují sankce při nedodržení těchto nařízení.
Co se týče tištěných dokumentů, základním požadavkem GDPR je to, ať jsou uchovávány v uzamčených prostorách. Ideálně tedy v trezoru, samostatné archivační místnosti, nebo alespoň v uzamykatelné skříni. Pozor také na to, co vše jsou citlivé údaje. Nejedná se pouze o pracovní smlouvy, ale i o řadu dalších dokumentů, kde to nemusí být na první pohled patrné.
Proto uvádíme pár příkladů, co vše jsou citlivé údaje:
- pracovní smlouvy, dodatky smluv a všechny další dokumenty, které mají v hlavičce údaje zaměstnance
- výplatní pásky
- bankovní výpisy (zejména pokud je v poznámce platby jméno zaměstnance)
- výpisy docházky
- smlouvy s externími dodavateli (opět zejména pozor na údaje typu DIČ u OSVČ, což je rodné číslo, dále odměnu, apod.)
- údaje o zdravotních prohlídkách
- údaje o vašich zákaznících (např. vytištěné objednávky)
- atd.
Všechny tyto dokumenty by měly být v papírové podobě archivovány s patřičným zabezpečením.
Co je důležité, všechny tyto dokumenty musíte archivovat pouze po dobu nezbytně nutnou. Jakmile už dokumenty nepotřebujete, je nutné je správně a prokazatelně skartovat. Jako firma specializující se na skartaci dokumentů vám jakékoliv dokumenty profesionálně skartujeme a vystavíme patřičné certifikáty. Postaráme se i o naložení a odvoz těchto dokumentů přímo z vaší firmy. Vše řešíme tak, abychom vám co nejvíce šetřili čas.